深圳市瑜水慈善基金会
项目管理机制
深圳市瑜水慈善基金会（以下简称“基金会”）遵照“科学、严谨、实用”的原则，建立、健全和完善项目成效管理体系，从而有效的促进项目管理的规范化、标准化、系统化，提高基金会的项目管理水平，确保有效实现项目管理目标。现结合基金会实际，制定如下机制。
一、定义
项目成效管理是指围绕提高社会项目成效、优化项目管理而开展的活动。
项目成效管理体系能够形成系统的项目检讨及改善机制，促进专业项目总结，不断提高专业项目水平，以期为社会提供更加优质的服务。项目成效管理坚持实事求是、项目导向、实时测评原则，将项目成效管理融入到日常工作中，努力做到实时、事事总结。
二、适用范围
项目成效管理体系适用于捐资类、服务类、筹款类、活动类及助学类项目。
三、管理体系
项目成效管理包括四部分，分别为计划系统、监控系统、评估系统、改善追踪系统。
计划系统包括年度项目计划、项目计划、单场项目/活动计划及非正式的个人年度计划。
监控系统是为了保证计划系统有效执行而展开的工作，包括会议监控、进度报表等，并订立监控负责人，保证计划执行。
评估系统采取目标导向评估办法，以成效、过程、投入、产出四个维度评估项目，分别是成效-目标评估维度、过程-目标评估维度、投入-目标评估维度、产出-目标评估维度。
改善追踪系统为项目成效管理最终的改善体系，改善追踪的内容分为四大类，分别是对计划系统的改善追踪、对监控系统的改善追踪、对评估系统的改善追踪以及对改善追踪系统的改善追踪。
（一）计划系统
1、年度工作计划由基金会负责人统筹开展，并在每年2月底前拟定年度工作计划。
2、项目计划由项目负责人结合实际项目协议要求制定完成，并于项目启动前提交理事会汇总审核。
3、单场项目/活动计划，由项目/活动负责人起草，一般需在项目/活动实施前1个星期完成，并交由项目负责人审批通过。
4、非正式的个人年度计划，根据具体项目内容及个人意愿制定，自行约定时间完成，由上级主管直接跟进具体内容。
类型 | 完成时间 | 制定原则 | 备注 |
基金会年度计划 | 每年2月底前 | 根据基金会战略规划发展出来，与本行业年度工作及部门/基金会已经存在的制度/活动对接，由基金会秘书长统筹开展。 |
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项目计划 | 项目启动前 | 各项目负责人组织项目组成员制定，并须结合基金会年度计划秘书处情况，提交理事会审阅。
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单场项目/活动计划 | 项目/活动实施前1个星期 | 由项目/活动负责人起草，并交由项目负责人审批通过。
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非正式个人年度计划 | 约定时间 | 根据具体项目内容及个人意愿制定，由员工上级主管直接跟进具体内容。 |
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（二）监控系统
1、监控总则
（1）监控系统中的会议监控部分，是指在会议中增加对计划的追踪部分，来确保计划的执行。可以起到监控作用的会议有理事会议、秘书处行政例会、会议、项目组会议。
（2）各层级会议应主动邀请直属上级主管列席参加，以达至有效监控会议的目标。
（3）项目进度报表是为了有效监察项目计划的执行所做的安排，以阶段性总结和计划的形式记录。
（4）为保证各项计划的有效执行，各项计划需安排监控负责人（一般为上级主管），由监控负责人负责全面监控该计划的执行。
2、操作细则
（1）会议监控
会议名称 | 监控事项 | 监控机制 | 监控时间 安排 |
理事会议 | 向公众交待基金会年度计划及完成进度 | 1.公开重点工作； 2.基金会网站、公众号公示； 3.宣传材料公示 | 每年至少1次 |
向秘书处问责：基金会年度计划完成进度报告 | 1要求秘书处汇报财务、行政、项目发展等方面进度； 2监事、运营总监列席理事会； |
公众资源整合 | 1秘书处定期向理事会递交工作需求； 2理事会主动了解基金会发展，并发掘资源支持项目； 3建立资源库，共享给秘书处 |
秘书处行政例会 | 向理事会交待年度计划 | 交待项目计划，并上交未完成部分改善方案 | 每周一次 |
支援机制的建立与推行 | 加强基金会内跨资源整合功能 |
秘书处问责：年度计划进度报告 | 在会议中规范交待此项内容 |
支援机制的推行 | 加强团队交流支援 |
会议 | 向交待各项目计划完成进度 | 半年或年度工作汇报，团队成效展示 | 每两月一次 |
问责：项目计划进度报告 | 在会议中规范交待此项内容 |
支援机制的推行 | 加强各项目组团队交流支援 |
项目组会议 | 向项目组交待项目计划、每月进度 | 在会议中规范交待此项内容 | 每月一次 |
项目组问责：项目计划进度报告 | 交待项目计划，并上交未完成部分改善计划 |
支援机制的推行 | 加强跨项目的资源整合功能 |
员工大会 | 向基金会全体员工交待年度计划执行情况 | 由秘书长及理事会向全体同工汇报年度工作情况 | 每年一次 |
（2）支援和激励机制：
通过完善“理事会-秘书处-项目组长-员工”多层面支援机制，推动跨、跨项目组交流，确保各项计划内容能够符合预期方向以及基金会的理念和使命。
（三）评估系统
1、评估总则
（1）采用目标导向的评估办法，选取成效、过程、投入、产出四个维度以及既定标准体系评估项目。
（2）各项内容评估办法、评估时段及记录形式详见操作细则。
2、操作细则
项目类项目 |
| 评估维度 | 方法 | 评估时段安排 | 记录形式 |
成效 | 满意度 | 问卷调查法/访谈法 | 活动结束后 | 参加者意见表（如有）、参加者意见汇总表、利益相关方访谈记录（如有）、活动报告、录音、录影 |
目标达成情况 | 问卷法/访谈法/角色扮演/刻度问卷/实际运作/分享 | 活动结束时或结束后 |
过程 | 项目对象的参与程度 | 观察法/调查法、统计法 | 活动开展期间 | 活动报告 |
配合环境转变的临时措施及执行情况 | 观察法 | 活动开展期间 | 活动报告 |
活动计划的执行情况 | 列表检查法 | 活动筹备及开展期间 | 活动报告 |
投入 | 员工、志愿者、实习生或其他辅助人员 | 统计法 | 活动筹备期间 | 活动参加者签到表、活动计划 |
财力、物力 | 统计法 | 活动开始前及结束后 | 财务预算表及财务报告表 |
产出 | 活动人数、时数 | 统计法 | 活动结束后 | 活动照片、活动报告、活动参与人数、活动签到表 |
媒体报道 | 记录法 | 如有 | 媒体报道原件及复印件，或网站截图 |
典型案例或经验总结 | 经验撰写 | 根据实际而定 | 活动案例、经验总结 |
平台类项目 |
| 评估维度 | 方法 | 评估时段安排 | 记录形式 |
成效 | 满意度 | 问卷法/观察法 | 项目结束时 | 利益相关方意见反馈（主管单位、挂靠单位、入驻组织、合作单位）、项目量完成情况汇总表、平台总结报告、传播推广、平台管理规范性、第三方评估报告 |
目标达成 | 问卷法/访谈法/刻度问卷/实际运作/分享 | 项目结束时或结束后 |
项目创新 | 调查法 /统计 | 项目结束后 | 品牌打造、理论研究经验成果 |
过程 | 阶段性目标达成情况 | 查阅资料 | 每季度 | 月度简报、计划 |
访谈法 |
项目对象参与度 | 观察法/调查法 | 项目开展期间 | 项目反思报告 |
持续性的项目评估 | 查询之前项目项目记录/关键人物访谈 | 项目组内部每季度总结一次 | 项目进度评估表（如有） |
投入 | 员工、讲师、志愿者、实习生或其他辅助人员 | 统计法 | 活动筹备期间 | 活动参加者签到表、活动计划 |
财力、物力 | 统计法 | 活动开始前及结束后 | 财务预算表及财务报告表 |
产出 | 项目量 | 统计法 | 活动结束后 | 照片、报告、签到表 |
宣传推广 | 记录法 | 如有 | 媒体报道、宣传资料、宣传片、公众号推文 |
典型案例或经验总结 | 经验撰写 | 根据实际而定 | 活动案例、经验总结 |
品牌项目 | 访谈法、统计法 | 根据实际而定 | 培育成果报道 |
评估类项目 |
| 评估维度 | 方法 | 评估时段 | 记录形式 |
成效 | 满意度 | 访谈法 | 项目结束后 | 利益相关方反馈意见（如有） 总结报告、录音、照片 |
目标达成情况 | 访谈法/实际运作/分享 | 项目结束时或结束后 |
过程 | 评估对象的获得感 | 访谈法 | 评估开展期间 | 评估报告 |
配合环境转变的临时措施及执行情况 | 观察法 | 评估开展期间 | 评估报告 |
计划的执行情况 | 列表检查法 | 评估筹备及开展期间 | 项目进度检查表（如有） |
投入 | 评估员或其他辅助人员 | 统计法 | 评估筹备期间 | 评估计划 |
财力、物力 | 统计法 | 评估开始前及结束后 | 财务预算表及财务报告表 |
产出 | 评估完成量 | 统计法 | 活动结束后 | 照片、总结报告、评估意见书、结果性评估汇总表、过程记录表 |
评估体系（优化） | 撰写 | 根据实际而定 | 评估体系或体系优化方案 |
典型案例或经验总结 | 经验撰写 | 根据实际而定 | 典型案例、经验总结 |
咨询类项目 |
| 评估维度 | 方法 | 评估时段 | 记录形式 |
成效 | 相关方满意度 | 访谈法 | 项目结束后 | 总结报告、相关方评价 |
目标达成情况 | 访谈法/会议/统计 | 项目结束后 | 总结报告、相关方评价 |
项目创新 | 调查法 /统计 | 项目结束后 | 品牌打造、理论研究经验成果 |
社会效益 | 调查法 /统计 | 项目结束后 | 社会反响、决策影响、资源整合 |
过程 | 项目对象的获得感 | 访谈法 | 项目开展期间 | 项目报告 |
配合环境转变的临时措施及执行情况 | 观察法 | 项目开展期间 | 项目报告 |
计划的执行情况 | 列表检查法 | 项目筹备及开展期间 | 项目进度检查表（如有） |
投入 | 员工、专家顾问或其他辅助人员 | 统计法 | 项目筹备期间 | 项目计划 |
财力、物力 | 统计法 | 项目开始前及结束后 | 财务预算表及财务报告表 |
产出 | 项目量统计 | 统计法 | 根据实际而定 | 项目总结、项目PPT |
项目模式探索 | 经验撰写 | 根据实际而定 | 项目模式总结 |
典型案例或经验总结 | 经验撰写 | 根据实际而定 | 典型案例、经验总结 |
项目成效评估 |
| 评估维度 | 方法 | 评估时段 | 记录形式 |
成效 | 项目完成情况 | 会议/总结 | 每年一次 | 部门工作情况报告 |
成员满意度 | 问卷调查法/访谈 | 每年一次 | 部门工作满意度报告 |
过程 | 社会项目反馈 | 问卷调查法/访谈 | 每年一次 | 履约评价 |
财务监控 | 统计法 | 每半年一次 | 项目财务监控表 |
项目组工作跟进 | 走访 | 每月开展 | 走访记录 |
投诉处理 | 面谈/电话 | 有需要时 | 投诉处理记录 |
部门项目计划与执行情况的检视 | 检查法、对比法 | 根据项目进度而定 | 项目进度报表 |
投入 | 理事会资质 | 查阅证书及资历 | 入职/调职时 | 证书复印件及扫描件/资历证明 |
员工（含员工、实习生） | 统计法 | 每年一次 | 工作报告 |
产出 | 各项项目记录 | 查阅项目档案 | 每季度一次 | 每季度项目存档情况说明 |
项目量完成情况 | 查阅项目量统计表 | 根据项目而定 | 项目总结报告 |
媒体报道 | 统计法 | 每半年一次 | 媒体报道登记表 |
经验成果输出 | 查阅材料 | 每年一次 | 项目总结提炼输出 |
基金会整体评估 |
| 评估维度 | 方法 | 评估时段 | 记录形式 |
成效 | 年度工作目标完成情况 | 统计、分析法 | 每年一次 | 年度工作报告 |
社会认知度、影响力 | 统计 | 每年一次 | 媒体报道、品牌形象、业务资源拓展 |
年度工作完成与基金会中长期规划配合度 | 统计、分析法 | 每年一次 | 计划检视表 |
满意度（理事会、员工、项目对象、主管单位等） | 问卷、访谈、统计投诉 | 每年一次 | 履约评价、访谈/走访记录、投诉统计表 |
过程 | 基金会阶段性目标达成情况 | 会议/查阅相关记录 | 每半年一次 | 会议记录及附件/工作报告 |
财务监控 | 统计法 | 每半年一次 | 财务监控表 |
投诉处理 | 面谈/电话 | 有需要时 | 投诉处理记录 |
（四）追踪改善系统
1、项目追踪改善的目标在于承接评估系统发现有待改善的地方，定立改善建议、执行改善建议，提升工作或项目质素，同时为完善/优化以后类似计划做准备。
2、改善追踪内容分为四大类，分别是对计划系统的改善追踪、对监控系统的改善追踪、对评估系统的改善追踪以及对改善追踪系统的改善追踪。
3、项目改善追踪应遵循改善追踪流程，并制定改善计划执行。追踪改善计划和执行应通过会议记录等形式呈现。
（五）变更管理系统
1、变更管理：当外在环境及内部各类因素作用下导致预先制定的计划需要作出部分调整，从而实施的管理，称为变更管理。变更管理记录应通过会议记录及变更计划呈现。
2、变更操作程序
（1）涉及年度工作计划须变更的，按照以下程序处理：
由计划执行人分析变更的必要性和合理性，记录变更的详细信息，提出变更申请，提交上级主管审核。
审核者审核变更申请，首先要确认变更意义，确认是否要修改；其次审核者要确认变更可能产生的影响，根据影响分析决定是否要修改下变更的内容以及对项目其它方面做同步改变；最后就是指派项目成员实施该变更。
（2）涉及某个具体工作或项目计划的变更，按照以下程序处理：
当发生执行与计划不相符合的情况，由计划执行人填写变更说明（通常在报告中填写至备注栏/变更说明栏），提交上级主管审核。
审核者定期对下属员工的变更管理进行审核，如果在1个月内出现3次以上重大变更情况，如及时与当事人做沟通，了解变更发生的原因，同时督促当事人采取行动回应变更后的安排。
（六）四大系统逻辑关联
计划系统是基金会运作和发展的方向和指针，是团队或者个人一定阶段内工作任务的产生的母体。计划系统决定了监控系统所指向的具体内容，而监控系统使计划系统的具体内容得以落实，是计划系统不可缺少的重要保障。
计划系统是评估系统产生评估数据的依据和方向，直接决定了计划的可行性评估；评估是核定计划完成度的手段和途径，并对下一阶段的计划有借鉴作用，如评估完成后，评估结果显示，此计划可以长期运作，那么下一年度或项目重新启动的时候将以评估系统产生的数据为依据做出相应调整。
改善追踪系统是针对（计划系统、监控系统以及评估系统中）不完善的地方提出改善建议，对实施方法、实施策略、实施负责人、实施期限以及实施进度等逐级跟踪交代的过程。
计划系统决定了改善追踪系统所指向的具体内容，而改善追踪系统使计划系统不断的改进和完善，是优化计划系统重要的支撑力量。
附则 本制度自2020年6月1日起实施。
